Utilizaci�n de controles, auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n de la calidad en las PYMES
Use of controls, administrative audits and quality management systems inside SMEs
Andr�s Palacio-Fierro1, Jorge Guadalupe Lanas2, Diego Mantilla Garc�s3 &
Esteban Revelo O�a4
1 Facultad de Administraci�n de Empresas. Universidad Indoam�rica. Quito-Ecuador.
Correo: [email protected]
2 �Centro de Investigaci�n ESTec. Universidad Indoam�rica. Quito-Ecuador.
Correo: [email protected]
3 Facultad de Ciencias Administrativas. Universidad Central del
Ecuador. Quito-Ecuador. Correo: [email protected]
4Facultad de Ciencias Administrativas. Universidad Central del Ecuador. Quito-Ecuador. Correo: [email protected]
Fecha de recepci�n: 2 de febrero de 2018
Fecha de aceptaci�n: 9 DE ABRIL DE 2018
RESUMEN
INTRODUCCI�N. Las peque�as y medianas empresas (PYMES) se han convertido en el motor para la generaci�n de empleos en varios pa�ses en v�as de desarrollo, como el Ecuador. Sin embargo, la falta de utilizaci�n de controles, auditor�as y sistemas de gesti�n de la calidad en estas empresas las vuelve vulnerables a factores internos y externos, como la globalizaci�n, lo que pudiera provocar inclusive consecuencias desastrosas como una quiebra temprana. OBJETIVO. Conocer el porcentaje de las PYMES que utilizan control, auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n de la calidad. M�TODO. Estudio descriptivo en el que se encuestaron a 267 empresas del Distrito Metropolitano de Quito. RESULTADOS. Los resultados de la investigaci�n indican que alrededor de la mitad de las empresas encuestadas no disponen de controles en todas sus �reas operativas, tampoco de auditor�as de gesti�n y sistemas de control de la calidad. DISCUSI�N Y CONCLUSIONES. En un mundo empresarial en donde los cambios se convirtieron en la norma y no en la excepci�n, no se puede esperar que sin el uso de herramientas administrativas existan transformaciones que permitan a las PYMES afrontar nuevos desaf�os. Debido al alto porcentaje de empresas que no utilizan instrumentos de gesti�n, futuras investigaciones deber�n analizar las causas del problema y sus potenciales soluciones.
Palabras claves: control, auditor�a, gesti�n, calidad.
ABSTRACT
INTRODUCTION. Small and medium enterprises (SMEs) have become the engine for generating jobs in several developing countries, such as Ecuador. However, the lack of use of controls, audits and quality management systems in these companies makes them vulnerable to internal and external factors, such as globalization, which could even lead to disastrous consequences as an early bankruptcy. OBJECTIVE. To know the percentage of SMEs that use control, administrative audits and quality management systems. METHOD. Descriptive study in which 267 companies from the Metropolitan District of Quito were surveyed. RESULTS. The results of the research indicate that about half of the companies surveyed do not have controls in all their operational areas, nor management audits and quality control systems. DISCUSSION AND CONCLUSIONS. In a business world where changes have become the norm and not the exception, it cannot be expected that without the use of administrative tools there will be transformations that allow SMEs to face new challenges. Due to the high percentage of companies that do not use management tools, future research should analyze the causes of this problem and its potential solutions.
Keywords: control, audit, management, quality.
RESUMO
INTRODU��O. As pequenas e m�dias empresas (PMEs) se converteram em um motor para a gera��o de empregos em v�rios pa�ses em vias desenvolvimento, como o Equador. N�o obstante, a falta de utiliza��o de controles, auditorias e sistemas de gest�o da qualidade nestas empresas as fazem vulner�veis a fatores internos e externos, como a globaliza��o, o que poderia provocar inclusive consequ�ncias desastrosas como una quebra antecipada. OBJETIVO. Conhecer a porcentagem das PMEs que utilizam controle, auditorias administrativas e sistemas de gest�o de qualidade. M�TODO. Estudo descritivo em que se pesquisaram 267 empresas do Distrito Metropolitano de Quito. RESULTADOS. Os resultados da investiga��o indicam que aproximadamente a metade das empresas pesquisadas n�o disp�e de controles em todas as suas �reas operativas, muito menos de auditorias de gest�o e sistemas de controle da qualidade. DISCUSS�O E CONCLUS�ES. Em um mundo empresarial onde as mudan�as se converteram na norma e n�o na exce��o, n�o se pode esperar que sem o uso de ferramentas administrativas existam transforma��es que permitam que as PMEs enfrentem novos desafios. Devido � alta porcentagem de empresas que n�o utilizam instrumentos de gest�o, futuras pesquisas dever�o analisar as causas do problema e suas potenciais solu��es.
Palavras-chave: controle, auditoria, gest�o, qualidade.
INTRODUCCI�N
La desaparici�n o quiebra temprana de las PYMES (peque�as y medianas empresas), seg�n las estad�sticas, se debe principalmente a la mala gesti�n y al inadecuado, inoportuno o inexistente control o sistema de control en las mismas [1] [2]. Esta situaci�n es m�s complicada en pa�ses en v�as de desarrollo como el Ecuador, debido a que empresas de este tipo tienen en general un menor ciclo de vida que en los pa�ses del primer mundo [3]. A pesar de ello, desde el 2006 se ha presentado un crecimiento sostenido del n�mero de nuevas PYMES en el mencionado pa�s, generando el 31% de empleo respecto a la poblaci�n econ�micamente activa (PEA), seg�n el �ltimo Censo Nacional Econ�mico del INEC en el 2010 [4].
Asimismo, adem�s de tener una gran responsabilidad por ser uno de los mayores empleadores privados del Ecuador, esta clase de empresas tienen nuevos desaf�os, como la reciente firma del acuerdo comercial con la Uni�n Europea, en vigor desde el 1 de enero del 2017 [5]. En dicho convenio, las MIPYMES del Ecuador podr�n acceder a los mercados internacionales o hacer alianzas estrat�gicas, pero tambi�n podr�n sufrir una fuerte competencia con las empresas europeas. Ello se debe a que estas registran los mayores n�meros de certificaciones ISO y uso de herramientas administrativas en el mundo [6], elementos que les permiten mejorar su posici�n competitiva, eficiencia y control [7].
Consecuentemente, las empresas ecuatorianas deber�n ir prepar�ndose al mismo nivel que sus pares del rango mundial si quieren tener continuidad en estos ambientes globalizados. Por tal motivo, para investigar a las MIPYMES del Ecuador, se eligi� a Quito -una de las ciudades m�s representativas del pa�s- cuyo cant�n es el que contribuye con m�s dinero al SRI (Servicio de Rentas Internas) del Ecuador. En el a�o 2017, por ejemplo, aport� USD 5.532.058.960, de un total de 11.038.285.814 [8].
Conforme a lo anteriormente se�alado, el presente estudio busca conocer el porcentaje de utilizaci�n de los controles preventivos y correctivos, auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n de la calidad en las empresas de la mencionada ciudad, los cuales ser�n revisados a continuaci�n.
Controles preventivos y correctivos
El no contar con controles en una empresa podr�a ocasionar potenciales p�rdidas econ�micas, ya sea por el desaprovechamiento de los recursos, por las posibles multas de organismos gubernamentales o, lo que es a�n peor, por la p�rdida de clientes [9]. �Por tal motivo, la utilizaci�n del control en la empresa es indispensable para que sus due�os y/o gerentes retengan el mando de un negocio y desarrollen a pulso su propio futuro.
Dentro de la tipolog�a de los controles, seg�n la oportunidad de realizaci�n, se menciona al preventivo, al correctivo y al concurrente, siendo este �ltimo el que se efect�a simult�neamente a la acci�n empresarial que se est� ejecutando [10].
El preventivo, como su nombre lo indica, pretende anticiparse a los riesgos y problemas sospechados y/o previstos. Como ejemplo, se puede mencionar el mayor derrame de crudo producido en la historia de los Estados Unidos, ocurrido en una plataforma de la petrolera brit�nica BP, la cual se declar� culpable de 11 delitos por fallos de seguridad en su plataforma de extracci�n y por negligencia [11]. A partir de ello, hasta la misma NASA pas� a obtener lo sucedido como caso de estudio para prevenir posibles eventos futuros en su organizaci�n. La conclusi�n del referido estudio fue que a pesar de la mencionada plataforma tener ingenieros con mucha experiencia, ellos se enfocaron en la seguridad del lugar de trabajo y no en la seguridad del proceso [12].
Si no se logra prever alg�n inconveniente, el arreglo o compostura deber� ser realizado por el control correctivo, el cual generalmente suele ser mucho m�s costoso. Tom�ndose en cuenta el ejemplo anterior, BP pag� m�s de 14.000 millones de d�lares en limpieza y reconstrucci�n. Eso sin llevar en cuenta las multas impuestas por los Estados Unidos y otras indemnizaciones por la v�a civil, lo que totaliza m�s de 42.000 millones de d�lares [11] [12].
Otros tipos de situaciones, tal vez no tan graves, pueden ocurrir a las MIPYMES.� Sin embargo, sola una de gran afectaci�n podr�a incluso hacer quebrar alguna de esas empresas. Las micro, peque�as y medianas compa��as ecuatorianas no disponen de los recursos econ�micos que s� cuentan las grandes corporaciones internacionales, como BP, la cual pag� esos billones de d�lares y sigui� adelante con sus negocios.
Auditor�as administrativas
Las auditor�as administrativas o de gesti�n no son dise�adas exclusivamente para realizar controles en cada operaci�n, sino, generalmente, para mejorar sus aspectos operativos, como las fluctuaciones del mercado. No obstante, realizan evaluaciones y mediciones, lo que no deja de ser una actividad de control.
Adem�s, difieren de las auditor�as financieras al no ser necesariamente peri�dicas y no tener dise�os ni evaluaciones espec�ficas. Cada auditor�a de gesti�n es diferente y se adec�a al hecho fiscalizado [12].
Complementando, este tipo de auditor�a busca optimizar la eficacia, eficiencia y econom�a de un departamento espec�fico o de toda una compa��a. La eficacia consiste en que se comparen los objetivos fijados con los resultados finales, lo que facilita la toma de decisiones por parte de la direcci�n de la empresa respecto a cambiar, mejorar o hasta suspender una actividad o un programa completo. La eficiencia significa cotejar unos inputs -como los recursos utilizados- con unos outputs, como los productos producidos o los servicios ofrecidos. Y, finalmente, la econom�a radica en la manera de conseguir los recursos (humanos, materiales, financieros, etc.) necesarios para una empresa. Su objetivo es verificar si la cantidad de estos recursos adquiridos fue la necesaria, si ten�an la calidad adecuada, y si fueron adquiridos en el momento preciso con el menor costo disponible [13].
Sistemas de gesti�n de la calidad
Este tipo de sistemas, enfocados en la calidad, cuida a los clientes que sustentan el negocio. No obstante, la calidad no es algo que nace espont�neamente, se requiere de un trabajo espec�fico y continuado a trav�s de una metodolog�a contrastada que otorga un programa de gesti�n de la calidad, con resultados visibles. �Ello significa mejores productos y servicios para los consumidores y la poblaci�n en general [14].
Un elemento fundamental dentro de estos sistemas es el control de la calidad, el cual fue utilizado a inicios del siglo XX como �nica herramienta en esta �rea antes del uso de los sistemas de aseguramiento y gesti�n de la calidad. Se pensaba ya de alguna forma en la satisfacci�n de los clientes y en evitar los altos costos de la no calidad, como la devoluci�n de productos defectuosos.
Dentro de la evoluci�n de la calidad, tanto en el campo te�rico como en el pr�ctico, el uso exclusivo de controles fue reemplazado por sistemas de gesti�n de la calidad. Estos sistemas se volvieron muy populares alrededor del mundo debido a los acuerdos comerciales y a la globalizaci�n imperante que inici� con fuerza despu�s de la II Guerra Mundial, ocasionando la existencia de una mayor exigencia en todo sentido a las compa��as para que estas pudieran mantenerse o ingresar al mercado mundial. Como consecuencia l�gica de este nuevo escenario, apareci� un conjunto de normas internacionales, la ISO 9000, la cual aporta opcionalmente a las empresas con una certificaci�n cuando estas cumplen con sus requisitos. El beneficio principal de certificarse es el poder ingresar a mercados globales con sus respectivos productos y servicios. Adem�s, al ser normas gen�ricas pueden ser utilizadas por cualquier tipo de empresa sin importar su tama�o o giro de negocio.
�M�TODO
Unidades de Medici�n
La investigaci�n fue realizada a las MIPYMES del Distrito Metropolitano de Quito. Se determin� el porcentaje de las compa��as que utilizan las herramientas administrativas descritas anteriormente. La muestra fue de 267 empresas obtenidas de la base de datos de la C�mara de Comercio de Quito.
Normas �ticas de investigaci�n
El estudio fue dirigido a due�os, gerentes y/o empleados de alta jerarqu�a dentro de cada organizaci�n, quienes de forma consentida participaron de la investigaci�n, despu�s de conocer de forma expresa que toda informaci�n de la empresa y de cada funcionario encuestado ser�a an�nima. ���� �
Instrumentos �
����������� Se utilizaron cuestionarios con preguntas cerradas y sencillas sin abordar temas �confidenciales de la empresa para que la informaci�n pudiera ser veraz. Antes de iniciar la investigaci�n propiamente dicha se hizo una prueba piloto en 30 empresas para de esta manera se pudiera validar el cuestionario. La t�cnica de recolecci�n de datos consisti� en visitar directamente las empresas, con previa aceptaci�n de �stas, para entonces realizar la encuesta, cuya temporalidad transversal corresponde al a�o 2017.�
T�cnicas de an�lisis de datos
La estad�stica descriptiva fue la utilizada para conocer el porcentaje de empresas que est�n utilizando las herramientas administrativas objeto de esta investigaci�n.
Procedimiento
Antes de visitar las empresas, se les llam� por tel�fono a los encuestados para informarles sobre la naturaleza de la investigaci�n y pedirles una cita. Una vez que hubo acuerdos respecto a los horarios y d�as m�s adecuados entre todos, los encuestadores visitaron a cada compa��a. Antes de iniciar con las preguntas del cuestionario, se les volvi� a hablar sobre el prop�sito acad�mico de la investigaci�n, garantizando con ello un manejo estricto respecto a la confidencialidad de la informaci�n proporcionada por las empresas que participaron de forma voluntaria.
RESULTADOS
Los porcentajes de utilizaci�n de los controles, las auditor�as y el sistema de gesti�n de la calidad en las MIPYMES del Distrito Metropolitano de Quito se detallan a continuaci�n:
Controles preventivos y correctivos
Como se observa en la figura 1, el 44,9% de las empresas realizan controles preventivos y correctivos a todas sus �reas. Sin embargo, el 46,4% ejecutan solamente a algunas de ellas, y el 8,6% no aplican controles a ninguna �rea de trabajo.
�Figura 1. Uso de controles preventivos y correctivos en las �reas de trabajo
Auditor�as de gesti�n administrativa
El porcentaje de las empresas que realizan auditor�as de gesti�n se asemeja al de las empresas que tambi�n efect�an controles a todas las �reas operativas de la compa��a. Como se puede observar en la figura 2, el 42,7% de las compa��as realizan este tipo de auditor�as, nivel muy inferior comparado al 56,2% de las compa��as que no la realizan.
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�Figura 2. Ejecuci�n de auditor�as de gesti�n administrativa
En la tabla 1, se ampl�a por actividades econ�micas la misma pregunta, siendo el sector comercial la que m�s realiza este tipo de auditor�a con el 49%, y muy por detr�s se ubican la industrial y la de servicio, con el 38% y 39% respectivamente.
Tabla 1. Ejecuci�n de auditor�as de gesti�n administrativa por actividad econ�mica
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���� |
������ ��Realiza auditor�a de gesti�n administrativa |
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Actividad Econ�mica |
��������������� ��������������en su empresa |
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SI |
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NO |
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Industrial/productiva |
38% |
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62% |
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Comercial |
49% |
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51% |
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Servicios |
39% |
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61% |
3.1 Sistemas de gesti�n de la calidad (SGC)
En este contexto, el 52,4% de las empresas mencionaron que se encuentran utilizando un sistema de gesti�n de la calidad (ver figura 3), y el 45,7% afirmaron no utilizar esta clase de sistemas.
�Figura 3. Porcentaje de uso de SGC
En la tabla 2, aparece en forma m�s detallada el porcentaje de uso de la norma por actividades econ�micas. El sector industrial y productivo es el que m�s aplica los sistemas de gesti�n de la calidad, con el 61%, y mantiene una cierta distancia de los sectores comercial y de servicios, cuyos porcentajes son de 53% y 49% respectivamente.
Tabla 2. Porcentaje de aplicaci�n de un sistema de gesti�n de la calidad por actividad econ�mica
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�Su empresa aplica sistemas |
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Actividad Econ�mica |
de gesti�n de la calidad? |
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SI |
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NO |
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Industrial/productiva |
61% |
|
39% |
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Comercial |
53% |
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47% |
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Servicios |
49% |
|
51% |
3.2 Tipos de gesti�n de la calidad
La mayor�a de las MIPYMES aplican las normas ISO 9000, el 59,60%, y el restante de ellas, el 38,40%, utilizan otros sistemas (ver figura 4).
��������� �Figura 4. Tipo de gesti�n de la calidad que utiliza
DISCUSI�N Y CONCLUSIONES
�
En una econom�a globalizada y con tratados de libre comercio, como el firmado entre el Ecuador con la Uni�n Europea en el a�o 2017, no se puede esperar que sin implementar herramientas administrativas las empresas progresen y se adapten a los cambios externos. En este contexto, las PYMES ecuatorianas tienen desaf�os por afrontar, y este estudio muestra que alrededor de la mitad de las empresas no est�n utilizando los controles preventivos y correctivos, auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n de calidad. Esta circunstancia evidencia una d�bil o inexistente gesti�n, lo que puede ser, de acuerdo con varias investigaciones anteriormente realizadas, un motivo muy importante para que este tipo de compa��as tiendan a desaparecer con mayor facilidad que las empresas de gran tama�o [1] [2] [17].�
La falta de acci�n en ese gran porcentaje de PYMES y tambi�n de inter�s de estas por implementar herramientas administrativas para alcanzar una mayor competitividad, y as� evitar su desaparici�n temprana, se corrobora con la investigaci�n de Palomo Gonz�lez, realizada en M�xico, en la que analiza una similar problem�tica de este tipo de empresas en el mencionado pa�s [19]. �
Asimismo, los altos porcentajes de la falta de utilizaci�n de estas herramientas, en especial de las auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n de la calidad, coinciden con el estudio de Palacio-Fierro, Ar�valo y Mantilla. En dicha investigaci�n se menciona que los efectos negativos de los riesgos son m�s visibles en las empresas que no realizan ning�n control preventivo o correctivo, pues esta carencia no las permite ni anticipar, tampoco enmendar cualquier problema interno o externo que pueda surgir [20].
Adicionalmente, en el presente estudio se mostr� que el uso de la auditor�a administrativa, herramienta tan necesaria para la mejora de la efectividad y la eficiencia en cada una de las empresas [15], es aplicado en mayor porcentaje por el sector comercial, en comparaci�n con los sectores industrial y de servicios. Dicha situaci�n es preocupante porque los �ltimos sectores mencionados son los que realmente generan valor agregado al producir bienes y/o servicios. �Sin embargo, las empresas productivas compensan en alguna forma el bajo uso de ese tipo de auditor�a con una amplia utilizaci�n de los sistemas de gesti�n de la calidad.
Empero, la utilizaci�n de las herramientas administrativas por separado no es suficiente para que las PYMES est�n presentes en mercados con consumidores exigentes y/o con alta competencia. Por ello, varias empresas buscan utilizar un conjunto de estas herramientas para, entre otras razones, disminuir costos, mejorar la calidad y en general ser m�s competitivas [18].
Por �ltimo, la presente investigaci�n requiere de estudios futuros -espec�ficamente en el Ecuador- que profundicen respecto a los problemas que causan la ausencia de la utilizaci�n de estas herramientas en las PYMES, y que aporten con soluciones para esta grave situaci�n. Gestionar con calidad no es un lujo, sino una necesidad en mercados cada vez m�s exigentes [16].
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
����������� La investigaci�n fue autofinanciada por los autores. �
DECLARACI�N DE CONFLICTO DE INTER�S
Los autores declaramos la no existencia de conflicto de inter�s alguno.��
APORTE DEL ART�CULO EN LA L�NEA DE INVESTIGACI�N
A pesar de que las MIPYMES en el Ecuador tienen una gran importancia para la generaci�n de empleo, las investigaciones sobre las mismas son escasas en el pa�s. Por tal motivo, el presente estudio pretende destapar una realidad poco conocida sobre la situaci�n de este tipo de empresas en el uso de controles, auditor�as administrativas y sistemas de gesti�n, herramientas de gran importancia para la supervivencia misma de cualquier negocio.� Una vez conocido el porcentaje de las empresas que se encuentran en una situaci�n no adecuada por no utilizar estas herramientas, se abre un camino a otros estudios complementarios que profundicen esta investigaci�n.
DECLARACI�N DE CONTRIBUCI�N DE CADA AUTOR
����������� Los investigadores Diego Mantilla y Esteban Revelo se concentraron en la correcta aplicaci�n de las encuestas a las empresas. Jorge Guadalupe se enfoc� en el procesamiento de los datos. Por �ltimo, Andr�s Palacio-Fierro contribuy� en todas las fases del estudio y en la coordinaci�n general. Se agradece la participaci�n de los estudiantes de la Universidad Central, facultad de ciencias administrativas, por su colaboraci�n como encuestadores.
REFERENCIAS
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201.
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[19] M. Palomo Gonz�lez, Los processos de gesti�n y la problem�tica de las PYMES. Ingenier�as, vol. 8, n�m. 28, pp. 25-31, 2005.
[20] A. Palacio-Fierro, P. Ar�valo and D. Mantilla, Un estudio exploratorio a la Gesti�n de Riesgos Empresariales en las PYMES de la ciudad de Quito. Cienciam�rica, vol. 5, n�m. 1, pp. 51-62, 2016.
NOTA BIOGR�FICA
Andr�s Palacio-Fierro. �MSc. in Project Management (University of Salford), Inglaterra.��� �MBA en Direcci�n Empresarial y Marketing (ESIC), Espa�a. Docente de la Universidad Tecnol�gica Indoam�rica. Ex-docente de la Escuela Polit�cnica Nacional, UIDE, UISEK y Universidad Del Pac�fico. Consultor y Emprendedor.
Jorge Guadalupe.� Doctor(PhD) en Econom�a por la Universidad Jules Verne d�Amiens en Francia, a�o 2012; Master en Pol�ticas Econ�micas y Sociales por la Universidad Pierre Mendes France de Grenoble en Francia, a�o 2006; Economista por la Universidad Central del Ecuador, a�o 2005.
Diego Mantilla. Mag�ster en Gerencia Contable y Finanzas Corporativas por la Universidad Central del Ecuador; Experto en procesos eLearning y Gesti�n de la Calidad. Docente titular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la UCE.
Esteban Revelo.� Mag�ster en Finanzas por la Universidad Central del Ecuador; experto en finanzas empresariales y corporativas; Docente titular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central.
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